Personvern for kontakthenvendelser

Behandlingsansvarlig og kontakt

Nordspec AS, organisasjonsnummer 937 297 157, er behandlingsansvarlig for opplysningene som sendes inn gjennom kontaktskjemaet.

Kontaktpunkt for spørsmål og utøvelse av personvernrettigheter er kontakt@nordspec.no, telefon 55 28 00 15 eller postadresse Damsgårdsveien 143, 5160 Laksevåg.

Opplysninger, kilde og obligatoriske felt

Opplysningene hentes direkte fra personen som sender skjemaet. For privatkunder behandles navn, telefonnummer, eventuell e-postadresse, postnummer, adresse, type ventilasjon og når anlegget sist ble renset.

For sameier og borettslag behandles navn, telefonnummer, eventuell e-postadresse, navn på sameiet eller borettslaget, eventuell rolle, omtrentlig antall boenheter, postnummer eller sted, forespørselstype og eventuell kort beskrivelse.

Telefon er nødvendig fordi Nordspec følger opp skjemahenvendelser ved å ringe. E-post, rolle og kort beskrivelse er valgfrie. De øvrige feltene som vises for valgt kundetype er nødvendige for å vurdere den konkrete forespørselen. Uten de obligatoriske opplysningene kan skjemaet ikke sendes, men personen kan fortsatt kontakte Nordspec direkte på telefon eller e-post.

• Skjemaet ber ikke om helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger.
• Det er ikke mulig å laste opp vedlegg.
• Brukeren bes om å unngå unødvendige personopplysninger i fritekst.

Formål og behandlingsgrunnlag

Formålet er å vurdere og følge opp den konkrete henvendelsen, for eksempel en forespørsel om tilbud eller befaring. Opplysningene brukes ikke til markedsføring, profilering eller analyse som følge av kontaktskjemaet.

For privatkundens egen forespørsel er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b: behandling som er nødvendig for tiltak personen ber om før en mulig avtale.

For henvendelser fra representanter for sameier og borettslag er behandlingsgrunnlaget artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Den berettigede interessen er å kunne motta, vurdere og besvare en uttrykkelig etterspurt henvendelse på vegne av virksomheten. Behandlingen er avgrenset til nødvendige kontakt- og oppdragsopplysninger, uten vedlegg, markedsføring eller egen skjemadatabase.

Mottakere og databehandlere

Vercel behandler forespørselen i serverfunksjonen, Mailgun/Sinch overfører e-postvarselet via Mailguns EU-endepunkt, og Microsoft 365 behandler henvendelsen i den delte kontaktpostkassen. Tilgang internt skal begrenses til personer som trenger opplysningene for oppfølging eller drift.

Leverandørenes databehandleravtaler og vilkår regulerer behandlingssteder, underleverandører og grunnlag for eventuelle overføringer utenfor EØS.

Logger, e-postlevering og lagring

Applikasjonen logger ikke navn, telefonnummer, e-post, adresse, fritekst eller komplett IP-adresse. Tekniske logger kan inneholde tidspunkt, tilfeldig korrelasjons-ID, resultatkategori, HTTP-status, varighet og en ikke-sensitiv leverandørreferanse.

Mailgun har kortvarig loggoppbevaring. Åpnings-, klikk- og generell sporing er deaktivert. Mailgun kan likevel behandle leveringsmetadata, kortlivet meldingsinnhold og oppføringer i leverandørens sperrelister for feilleveringer, klager og avmeldinger som del av e-postleveringen.

Henvendelser som ikke blir til oppdrag slettes fra kontaktpostkassen senest 90 dager etter siste kontakt. Henvendelser som blir oppdrag flyttes til godkjent kunde- eller prosjektdokumentasjon og følger lagringsplanen der; kontaktpostkassen brukes ikke som et ekstra arkiv.

Rettigheter og klage

Den registrerte kan be om informasjon og innsyn, og kan be om at uriktige opplysninger rettes. Sletting eller begrensning kan kreves når vilkårene i personvernregelverket er oppfylt.

For opplysninger som behandles på grunnlag av artikkel 6 nr. 1 bokstav b og automatisert behandling, kan retten til dataportabilitet gjelde. For behandlingen som er basert på berettiget interesse, kan den registrerte protestere på grunnlag av sin særlige situasjon. Rettighetene kan være begrenset dersom Nordspec har plikt eller et annet lovlig behov for fortsatt behandling, for eksempel for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Kanal for rettighetshenvendelser er kontakt@nordspec.no. Den registrerte kan klage til Datatilsynet; kontaktinformasjon og veiledning finnes på datatilsynet.no.

Automatiserte avgjørelser og sikkerhet

Kontaktskjemaet brukes ikke til automatiserte individuelle avgjørelser eller profilering. Maskinelle kontroller validerer format, størrelse og misbrukssignaler, men avgjør ikke om personen får tilbud eller tjeneste.

Løsningen er bygget med servervalidering, begrenset forespørselsstørrelse, honeypot, signert tidskontroll, serverdefinerte e-posthoder, ren tekst, kort leverandørtidsavbrudd og en WAF-regel i ren observasjonsmodus.

Det brukes ikke egen skjemadatabase, vedlegg, eksterne URL-oppslag eller ubegrenset automatisk retry. En eventuell blokkerende rategrense skal først vurderes etter en dokumentert observasjonsperiode og en ny godkjenning.